Guía y carta de bienvenida para huéspedes

Para mejorar la estancia de los huéspedes que se alojan en tu vivienda vacacional es ideal redactar una carta de bienvenida para huéspedes. Se trata de un documento explicativo en el que no solo les agradecerás el privilegio de que te hayan elegido anfitrión, sino que les aportarás información relevante para mejorar su experiencia.

Estos textos pueden incluir los datos que consideres relevantes para hacer mejor su estancia. Pero debes tener en cuenta que todas las partes que incluyas resulten de gran utilidad para inquilinos que no hayan visitado nunca tu propiedad ni la zona en la que se encuentra.

Para redactar esta guía debes ponerte más que nunca en la piel de tus huéspedes. Eso se traduce en que tienen que tratar de anticiparse a sus necesidades, a las dudas que les puedan surgir. En definitiva, consiste en tratar de leer sus mentes para dejarles instrucciones claras de cómo solucionar problemas antes de que surjan.

Con esto lograremos evitar esas llamadas inesperadas a altas horas de la noche en las que tus inquilinos han entrado en pánico por no encontrar la solución a algún problema que se les haya presentado. Les evitas el dolor de cabeza a ellos y evitas que tú o algún miembro de tu equipo se desvele innecesariamente por algún conflicto nocturno que se podía haber aclarado previamente.

¿Cómo redactar una carta de Bienvenida para tus huéspedes?

Para aportar un documento claro y conciso de fácil lectura lo ideal es estructurarlo en secciones. Con esto agilizas la comprensión de este. También, debes tener en cuenta qué quieres incluir en esta guía. Estas son algunas de las partes que te recomendamos para la creación de una Guía de Bienvenida para alquileres vacacionales.

Bienvenida

La primera impresión suele marcar el comienzo de las relaciones. Si quieres que tu huésped repita la experiencia de alojarse contigo lo primero que debes hacer es utilizar la introducción de este documento para darle la bienvenida a tu propiedad. Esto marca la diferencia con respecto a otros alojamientos, aquí le estás demostrando a tu cliente que te preocupas e interesas porque tenga la mejor experiencia posible.

Si para tus viviendas vacacionales empleas sistemas de check-in online o automáticos, o simplemente no has podido recibir a los huéspedes en persona. Esto te ayudará a dar una buena impresión, a pesar de que no sea presencialmente. Recuerda incluir una carta de bienvenida que demuestre que tu servicio es personalizado, aunque no estés presente. En este sector la percepción que tengan de ti y de tu negocio marca la diferencia en tu camino al éxito.

Datos de llegada y partida

Puedes enviar una copia de la guía vía correo electrónico antes de la llegada de los huéspedes. Esto significa que sería de gran ayuda para ellos que les dieras información previa sobre los procesos de llegada y partida. La dirección del alojamiento, indicaciones exactas de cómo llegar a la zona, información sobre el aeropuerto o sobre el renting de coches, check-in y check-out, son los datos que deberías aparecer en estas primeras páginas. En HomeForGuest disponemos de la última tecnología que permite automatizar este tipo de comunicaciones agilizando el proceso, no solo para el cliente, sino para nuestro equipo.

Guía del alojamiento

Las viviendas vacacionales no son todas iguales y aunque tus huéspedes ya se hayan alojado contigo, lo ideal es que tengan presente las normas que aplicas a tu propiedad. Este apartado te servirá para dejar claro el comportamiento que esperas de ellos en referencia al respeto y cuidado del alojamiento. Además, puedes incluir instrucciones de cómo acceder al Wi-Fi, los electrodomésticos, la piscina o jacuzzi… o incluso los horarios para recoger la basura en tu vecindario. Se trata de esclarecer lo máximo posible la normativa presente en su estancia.

Recomendación de actividades

Los huéspedes suelen informarse previamente de las actividades que se realizan a los lugares que van. Pero tú conoces mejor que nadie las actividades que se hacen en la zona en la que se encuentra tu propiedad vacacional. Por eso, incluir un apartado en la carta de bienvenida para huéspedes en el que les hagas recomendaciones de actividades o puntos de interés de tu localidad hará que mejore su experiencia.

Además, si les aportas una lista de los mejores lugares que visitar o añades una sección de las actividades más populares (senderismo, playa, teatro, museos…) les demostrarás que eres un experto en el lugar, sino que el servicio que ofreces es personalizado. Un factor importante para demostrar la profesionalidad y calidad del trabajo que se realiza en el sector turístico.

Recomendaciones gastronómicas

Aquí puedes recopilar los mejores lugares para comer y beber en la zona. Con esto puedes presumir de la comida y costumbres culinarias que haya en el lugar. La comida siempre es un elemento clave en la experiencia de los clientes en un lugar. Por eso, es recomendable que incluyas las direcciones y teléfonos que incluyas en esta lista. Esto les será de utilidad y hará de su estancia una experiencia inolvidable.

Información clave

No solo la comida o las actividades que realizar son importantes en un lugar. Incluir datos prácticos cómo dónde encontrar una farmacia, un cajero automático o un taller mecánico, también, es vital. Esta sección será de gran utilidad para tus huéspedes y hará que se sientan más cómodos y los liberarás del estrés de buscar estos datos.

Extras

Con todas las secciones previas ya habrás dejado una buena impresión, pero te recordamos que lo importante es marcar la diferencia. Si añades una sección de extras especiales a tu carta de bienvenida para huéspedes lograrás una mejor impresión de tu servicio. Aquí puedes aportarles algunos consejos que hagan su llegada y estancia más agradable.

La información que puedes incluir va desde las gasolineras, tiendas o negocios que hay en el camino del aeropuerto a la vivienda vacacional, hasta los horarios de estos mismos. Ten en cuenta que hay clientes que tienen vuelos con horarios vespertinos y esto les ayudará cuando lleguen al lugar.

En HomeForGuest tenemos siempre en cuenta una infinidad de factores para mejorar la gestión de las viviendas vacacionales y como consecuencia directa mejorar la experiencia de todos nuestros huéspedes. Como puedes apreciar la gestión integral de una vivienda turística requiere un gran trabajo, así que si deseas más información o una atención más personalizada puedes contactar vía e-mail o telefónicamente.